为加强红十字会的合同管理,规范重大项目、服务和货物采购过程,根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国政府采购法》以及上海市普陀区关于财政预算编制管理和政府采购的有关规定,结合红十字会工作实际,特制定合同签订和询价管理暂行规定。
本规定适用于本单位与其他单位、组织和相关机构签订的项目类、服务类、经济类等合同管理,不适用于劳动合同、人事聘用等类合同的管理。
一、签订合同的适用范围
1.单批(单项)3万元及以上符合三重一大”议事标准的重大项目必须签订合同;其中,50万元及以上的重大项目还必须采用招投标方式。
2.须纳入资产管理范围的,单批(单项)3万元以下采购类项目,必须签订合同.
3.单批(单项)3万元以下服务期限三个月及以上的委托类服务项目,必须签订合同。比如门户网站、微信公众号、财务软件、人道金审计、第三方档案制作、大型复(打)印机等日常运维服务等。
4.对执行三重一大”会议决议组织实施的重要会务(培训)、重要主题活动所涉及的服务类项目,必须签订合同。比如对涉及第三方提供的舞台搭建、器材租赁等服务可能发生意外伤害、损坏赔偿等条款须以合同形式加以规范。
5.按照上级保密部门的有关规定,对涉密相关的项目类、服务类、经济类项目必须签订合同。
二、合同起草的主要要素
合同的签订必须遵循国家有关法律法规和平等互利、协商一致的原则,合同的制订应符合以下要求:
(一)订立本单位合同,禁止下列行为:
1.违反法定程序和法定条件订立合同。
2.违反法律、法规规定作为合同担保人。
3.承诺合同对方当事人或者第三人提出的不合法要求。
4.在合同中约定其他违反法律、法规、规章或者损害国家、集体或者第三人利益的内容。
(二)本单位合同由相关部门负责起草:
1.应当按照法律、法规规定的程序和条件来确定合同对方当事人。采用政府采购或者招投标方式确定合同对方当事人的,应当严格遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律、法规的规定。
2.起草合同过程中,合同各方当事人应当进行充分磋商。有合同示范文本的,应当在合同示范文本的基础上进行充分磋商。
3.在本单位合同磋商和起草过程中,本单位相关部门和科室应当对合同的法律、经济、技术和社会稳定等方面的风险进行预先的分析,必要时可以进行风险论证。涉及重大、疑难问题或者风险较大的,可以邀请有关专家参加论证,也可以邀请法制机构参与。
4.在本单位合同磋商和起草的过程中,本单位相关部门和科室应当对合同对方当事人的资产、信用、履约能力等情况进行充分的了解,必要时可以进行资信调查。涉及重大、疑难问题或者风险较大的,可以委托专业机构调查。
5.合同订立会签程序为经办部门拟定合同文本,经部门负责人审核后提交办公室、分管领导审核,本单位主要领导审批后由法人或授权人对外签订合同。
(三)合同内容形式合法有效,具备《中华人民共和国合同法》所规定的条款:
1.合同名称;
2.甲乙方单位名称、地址,经办人联系电话;
3.甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;
4.合同签订日期;
5.标的(内容);
6.数量、质量;
7.价款或酬金;
8.履约方式、地点、费用的承担;
9.交付及验收;
10.违约责任及救济(甲乙方权利和义务);
11.生效、生效条件;
12.争议解决的方法(合同争议管辖地应尽量书面约定在本单位住所地);
13.合同的份数及附件;
14.保密条款(视合同性质需要)。
(四)有特殊要求的合同必须在合同条款中详细注明。使用格式文本合同的,应视合同签订的具体事项调整相关条款或签订补充协议。合同中要求有公证条款内容的,应及时向公证机关申请公证,公证成立后,合同才能生效。
(五)对金额较大或履行情况不明的合同应当写明担保条款,要求对方提供经本单位认可的担保方式。
(六)合同的条款必须文字清晰明了、条款齐全、用词准确、表述规范、数字准确、具有排他性的解释。
三、合同签订的审核流程
经执委会会议同意,报党组三重一大”会议审议通过,首先选择政府公开招投标已明确中标单位需签订合同(协议)的项目,按以下流程组织:
(一)经办人初审。经办人依据有关财经规定和执委会会议、党组会议的审议决定组织初审。经办人要负责初审合同的具体内容和业务技术条款;对采购类项目合同还需按照《上海市普陀区红十字会询价管理规定》(文号)执行。初审须由合同对方单位提供营业执照和相关资质复印件加盖公章、法定代理人授权委托书原件等材料;如经政府公开招投标已明确中标单位,经办人需复印《中标通知书》复印件。
(二)合同报批。上述初审无误后,经办人先填写《上海市普陀区红十字会合同审查审批单》(见附件一)并附合同文本等相关附件材料,上报主管部门(综合办公室或区红十字事务中心)审核后再提交组织会签。
(三)组织会签。会签以《上海市普陀区红十字会合同审查审批单》形式组织进行。一般由业务主管部门(区红十字事务中心)负责人、综合办公室(财务)负责人、分管会领导、常务副会长组成。
1.业务部门负责人:审核合同及其附件材料的文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款;
2.财务(综合办公室)负责人:牵头组织财务(出纳)等相关人员对合同付款金额、支付方式,发票纳税等有关条款、文本进行符合财经要求的合规性审核;
3.分管会领导:审核;
4.主要领导:审批。
四、合同的签署和盖章
(一)内容核查。合同按照规定审批顺序全部完成后,由经办人按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照单位印章使用管理规定办理签字盖章手续。
(二)合同原则上由对方先签字盖章。
(三)合同存档、备案。合同原件、复印件以及《授权委托书》(附件二)、《上海市普陀区红十字会合同审查审批单》和《普陀区红十字会重大项目采购评审表》《普陀区红十字会重大项目采购评审汇总表》等询价有关材料,分别交综合办公室存档、交财务办理报账手续。原则上合同一般不予外借。
(四)履行合同中的监督检查。合同执行过程中,业务部门重点负责对合同履行情况进行监督检查,如遇可能影响合同履行的情况,应及时与对方沟通协商,形成记录,保留痕迹,并经对方确认。综合办公室(财务)重点负责对履行合同的财务运行情况进行监督检查,并对合同执行情况进行分析。
(五)严禁先开始后补合同的程序。
(六)合同变更、转让及解除必须采用书面形式。
五、其他事项
(一)普陀区红十字事务中心合同管理参照此办法执行。
(二)本办法由红十字会负责解释,从发布之日起实施,同时废止普红发〔2020〕8号文件。
上海市普陀区红十字会
2021年8月xx日
附件一《上海市普陀区红十字会合同审查审批单》
附件二《授权委托书》
附件1
上海市普陀区红十字会
合同审查审批单
申报时间: 年 月 日
合同名称
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合同
总金额
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元
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合同拟签订日期
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对方单位地址
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合同提交人、联系电话
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申报部门意见:
签字: 年 月 日
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综合办公室(财务)意见:
签字: 年 月 日
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分管领导审核:
签字: 年 月 日
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主要领导签字:
签字: 年 月 日
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备注:合同文本见附件
附件2
授权委托书
上海市普陀区红十字会是人民团体,地址是曹杨路510号普陀区市民服务中心11楼。现委托单位 身份证号:
)为代理人,授权其在 合同(事宜)中处理与之有关事务并签署文件。
代理人无转委权,特此委托。
单位名称(盖章):
受托人(签字):
日期: 年
月 日
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